Spørgeskemavejen - Kortlægning

Det er i denne fase, at medarbejderne udfylder selve spørgeskemaet. Afhængig af skemaets omfang, tager det 20 - 30 min. af medarbejdernes tid. Følgende 3 trin i kortlægningen kan hjælpe jer til at gennemføre spørgeskemaundersøgelserne på den bedste måde, og danne grundlag for gode resultater for trivslen på arbejdspladsen.   
 

Trin 1: Spørgeskemaet sendes ud på mail eller medarbejderne modtager det i papirform

• Skriv en kort introtekst, som forklarer, hvad man skal gøre, og hvorfor det er vigtigt. Vær tydelig omkring, hvad resultaterne af undersøgelsen skal bruges til, og giv gerne en dato for, hvornår der bliver fulgt op.
• Husk at angive en tydelig svarfrist
• Husk at angive graden af anonymitet (hvor tydelig bliver den enkeltes besvarelse, og hvem analyserer resultaterne)
• Husk at have opdateret alle medarbejderlister med navn, stilling, afdeling, email og telefonnummer
• Nedsæt en/to kontaktpersoner, som kan hjælpe, hvis der er forståelsesspørgsmål eller tekniske problemer i forbindelse med besvarelsen.  Husk at informere om, hvem man kan henvende sig til.
• Aftal hvis ansvar det er at sørge for, at alle modtager spørgeskemaet. Hvis I benytter en internetbaseret metode, kan det være en god idé, at kontaktpersonen afsætter tid til at sikre, at alle modtager skemaet, den dag I sender det ud.

Trin 2: Spørgeskemaet besvares

Giv ca. 14 dage til at besvare spørgeskemaet – find ud af hvad der er realistisk i forhold til jeres måde arbejde på, og den kultur I har.
Udsend en påmindelsesmail eller lignende lige op til, at svarfristen udløber - enten til alle, eller kun til dem, som ikke har besvaret.  Understreg igen, hvorfor det er vigtigt at besvare skemaet.
 

Hvis måden, I arbejder på, tillader det, kan det være en mulighed for mindre virksomheder at bede alle om at besvare skemaet på samme tid - eventuelt i forbindelse med et personalemøde eller en personaledag. Det kan skabe entusiasme omkring projektet, og det er en let måde at sikre, at I får en høj besvarelsesprocent. 

Trin 3: Spørgeskemaet registreres & indsamles

• Hvis I benytter et spørgeskema i papirform, så hæng en postkasse op, hvor medarbejdere og ledere kan indlevere deres besvarelser anonymt.
• Hvis I benytter et spørgeskema i papirform, så afsæt tid til at indtaste svarene i et system eller et excelark.
• Hvis I bruger et internetbaseret spørgeskema, så husk at melde ud til personalegruppen, når svarfristen er udløbet og undersøgelsen overstået.  Brug samme lejlighed til at minde om, hvornår resultaterne af undersøgelsen vil være klar, og hvornår I vil præsentere dem for medarbejderne.